docuware

DocuWare es la plataforma moderna para la gestión de documentos y la automatización del flujo de trabajo. Está disponible en la forma de los servicios SaaS desde la nube, así como una solución Local tradicional, ambos con el mismo ámbito de aplicación y el mismo diseño.

¿qué es docuware?

DocuWare es un software de gestión documental y recursos empresariales que permite optimizar flujos de trabajo mediante la digitalización de documentos.

Beneficios del gestor documental:

  1. Dispondrás de toda la información de tu negocio centralizada. Se acabaron los silos de información aislados, todos los empleados podrán crear, gestionar, modificar o trabajar con documentos desde un mismo sistema.
  2. Mayor seguridad a varios niveles. Por un lado, DocuWare permite adjudicar permisos individuales para que el acceso a los documentos sea mucho más controlable. Por otra parte, los datos introducidos en la nube están protegidos por rigurosos protocolos que los protegerán en caso de virus o ataque cibernético.
  3. Disponibilidad desde cualquier lugar y dispositivo. El teletrabajo o los viajes de negocios ya no serán un impedimento de acceso a toda la información necesaria.
  4. Ahorro en tiempos de búsqueda. La información está disponible a cualquier momento y accesible mediante solo unos clics.
  5. Ahorro de hardware. La plataforma cloud de DocuWare permite ahorrar en costosos servidores y su mantenimiento.
  6. Actualizaciones automáticas. Las aplicaciones en la nube se actualizan con regularidad, ya sean cambios de versión como mejoras que resuelvan alguna vulnerabilidad detectada.
  7. Cultura empresarial. Trabajar en la nube genera un nuevo modo de trabajar más rápido y productivo.

TRANSFORMACIÓN DIGITAL

A menudo, las anticuadas operaciones manuales y en papel suponen que los costes se registran demasiado tarde, las aprobaciones tardan demasiado tiempo, la información se debe consolidar desde fuentes no vinculadas y la contabilización no se puede llevar a cabo.

La gestión documental y la automatización de flujos de trabajo ayudan a que su empresa evite estos obstáculos a través de la eliminación de los procesos con papel, centralizando el valioso conocimiento de la documentación y los procesos en un sistema único e integrándolo directamente con su ERP, para que así consiga una imagen real e integral de la información.

Agiliza el proceso de facturas

  • Captura la información: Recoge, indexa y clasifica todos los documentos de tu flujo de información independientemente de su origen: en papel, e-mail’s, documentos ofimáticos, escáneres, imágenes, vídeos, etc.
  • Gestiónala fácilmente: Gestiona todos tus procesos y flujos de trabajo con documentos e intégralos con el sistema de gestión (ERP, CRM, BPM…) de tu negocio. Haz que la información circule de forma colaborativa entre tus empleados.
  • Consérvala y recupérala: Archiva de forma permanente y con total seguridad tu información durante el todo el ciclo de vida de cada contenido digital. Además encuéntrala muy fácilmente cuando la necesites.

¿Qué soluciones aporta docuware?

El software DocuWare se configura como una herramienta capaz de aportar un amplio abanico de soluciones:

  • Como gestor documental (DMS)
  • Como gestor de contenido empresarial (ECM)
  • Como almacenamiento electrónico
  • Como gestión de procesos de flujos de trabajo
  • Como sistema de recuperación de documentos
  • Como gestor de registro de entrada y salida
  • Como gestor de contenido web
  • Como gestor de documentos

¿Cómo implemento DocuWare en mi negocio?

Como partners de DocuWare, nuestro trabajo es identificar los problemas de gestión documental interna de nuestros clientes y ayudarlos a implementar soluciones digitales que mejoren su productividad.

En muchas ocasiones, esta transformación digital empieza con un departamento o área de negocio. Una vez puesta en marcha la solución, el cliente suele darse cuenta de que la inversión inicial se amortiza rápidamente gracias al aumento de la productividad. Como se trata de un proyecto escalable, DocuWare puede seguir ampliándose según las necesidades del negocio.

Un sistema diseñado para finanzas modernas

Capture documentos automáticamente

Captura, indexa de forma inteligente, clasifica, archiva y luego distribuye documentos impresos y electrónicos al personal correspondiente en el momento correspondiente para apoyar las tomas de decisiones más precisas.

Recupérese rápidamente de un desastre

Cuando su información financiera está digitalizada, archivada y protegida con copias de seguridad frente a incendios, inundaciones o desastres naturales es fácil ponerse en marcha nuevamente.

Cumple con las exigencias normativas

Refuerza su empresa cuando se trata de auditorías y problemas relacionados con la responsabilidad gracias a que archiva documentos de forma segura y permite el seguimiento de las transacciones comerciale

Trasladese en la nube

Está disponible en la nube o in situ con capacidades y funciones integrales equiparables. Con la nube obtendrá seguridad de primera clase, escalabilidad y disponibilidad en un modelo financiero que tiene sentido.

Dirija de forma digital el flujo de trabajo

Automatiza y acelera los procesos a través de flujos de trabajo digitales, documentos vinculados, tareas y personas a lo largo de oficinas distribuidas y miembros de equipos móviles.

Integración con su ERP

Se integra con SAP, Navision, Quickbooks, Sage, DATEV y otras aplicaciones financieras para garantizar la integridad de los datos en todos los sistemas y proporcionar una perspectiva completa de la información contable.

Ten control absoluto

¿Cuándo se creó una factura? ¿Dónde está en este momento? ¿Quién accedió a él por última vez? Realiza seguimientos de cada paso en el ciclo de vida de un documento para proporcionar visibilidad total.

Elimine el papel

Supere los tediosos y lentos procesos basados en papel. Recupere el espacio físico utilizado por engorrosos archivadores y elimine los gastos generados por impresión, envío y archivado físico de documentos.

Ejemplo proyecto de gestion documental

Necesidad: Disponer de una solución de archivado y consulta de documentos judiciales

Descripción: Un despacho de abogados desea cambiar el sistema de archivado y consulta de la documentación empleada en los procesos judiciales.

Para ello, el cliente contacta con TBS para acceder a una de sus soluciones de Gestión Documental.

En primer lugar, se comprueban las necesidades del despacho y la forma de trabajo actual.

Actualmente la documentación se archiva en formato papel, una vez revisada. Si la documentación se recibe en formato electrónico, se imprime para su archivo.

Se establecen unos puntos críticos a mejorar :

  • Acceso rápido, y de forma compartida, a la documentación archivada.
  • Flujos de revisión de la documentación recibida.
  • Evitar la impresión de la documentación electrónica.

 

Solución aportada: La solución que se propone al cliente es DocuWare, un sistema de gestión documental electrónica, ampliable y con tecnología de vanguardia, capaz de crecer junto con las necesidades del despacho de abogados.

Todos los tipos de documentos se capturan, archivan, organizan y se ponen a disposición de la persona autorizada, desde un archivador central y en cuestión de segundos.

La solución propuesta ofrece:

  • Una amortización desde el primer día
  • Imputar menos horas al proceso de archivo y consulta de la documentación para reducir el coste por cada trámite documental
  • Utilizar los recursos liberados para procesos que realmente aportan valor a la empresa (p.ej. responsabilidad clave del empleado, atención al cliente, etc.)

 

El flujo de trabajo para la gestión de la documentación incluye:

  • Digitalización de la documentación: el cliente digitalizará la documentación en formato papel haciendo uso de un escáner profesional.
  • Archivado de la documentación: La documentación en formato electrónico se depositará en una bandeja de Docuware a la espera de ser indexados de forma manual. Para ello se definirán los campos adecuados para realizar las búsquedas de forma eficaz: Nombre cliente, número expediente, fecha del documento, etc.

 

Mediante DocuWare se establecerá un repositorio central para la documentación. El resultado es un único archivador central, que se utilizará inicialmente para estos documentos, pero que podrá incorporar otros en un futuro.

Gracias a la tecnología Web de DocuWare será posible acceder al sistema DocuWare vía un navegador Web, p.ej. Internet Explorer o Mozilla Firefox, desde cualquier PC y lugar, las 24 horas al día, e incluso desde dispositivos móviles. La interfaz de usuario de DocuWare se orienta en un escritorio físico, con elementos como la bandeja para guardar temporalmente la documentación nueva, los sellos y la grapadora. La interfaz es muy intuitiva y fácil de manejar.

En el proyecto se realiza la instalación y configuración en un equipo con los requisitos necesarios. Además se forma al personal y se realizan las primeras pruebas de funcionamiento con la supervisión de nuestros técnicos.

¿listo para transformar los procesos manuales?

Especialistas en gestión documental.