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Gestión Documental
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Automatización del flujo de trabajo y reduce sus costes de gestión en un 80%
El software de gestión documental ofrece mejoras en la eficiencia y productividad, sobre todo, si se gestionan los datos ampliamente, en lugar de mediante un solo departamento o proyecto.
La gestión documental digital es una manera eficiente de gestionar la información de la compañía. De este modo, las soluciones de gestión documental no sólo consisten en sustituir los documentos en papel por archivos digitales, sino de un completo sistema que mediante un software y unos procesos de trabajo consiguen convertir los documentos de la empresa en recursos y conocimientos empresariales valiosos.
Por qué es importante el gestor documental
Soluciones de gestión documental y automatización de flujos de trabajo para empresas que necesitan que su información sea segura, legal, manejable y accesible desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y en cualquier lugar.
1
Búsqueda de documentos
Se calcula que los empleados pierden una media de 51 minutos diarios de su jornada buscando documentos. Con la gestión de documentos digital, el tiempo de cada búsqueda se reduce a segundos. Si el sistema utilizado ofrece un buen sistema de indexación automatizado, no hay por qué preocuparse por perder o no poder recuperar los documentos.
2
Velocidad en procesos comerciales
Un software de gestión documental permite agilizar flujos de trabajo como, por ejemplo, la aprobación de una factura. Muchas de estas tareas requieren la colaboración o la aprobación de varias personas o departamentos y acaban suponiendo 4,3 horas por semana si se gestionan de manera manual. La posibilidad de gestionar estos procesos colaborando secuencial o simultáneamente en un entorno digital reduce drásticamente este lapso de tiempo.
3
Automatiza flujos de trabajo
Gestionar el papeleo de un departamento a otro requiere tiempo y supone la posibilidad de errores. Un flujo de trabajo digital permite establecer reglas de negocio que automaticen los procesos, y, un software de gestión documental permitiría, por ejemplo, crear una regla que garantice que cualquier factura de más de 5.000€ se derive automáticamente a un empleado senior, mientras que cualquier factura de menor importe se derive a otro empleado para su aprobación. A parte de reducir los posibles errores, se aumenta la transparencia y se mejora la eficiencia del proceso.
4
Reducción del tiempo dedicado a tareas rutinarias
Muchos procesos comerciales requieren de tareas repetitivas, como la entrada manual de ciertos datos. Utilizando un sistema de automatización, los datos se comparten entre el sistema de gestión documental y un ERP o sistema de contabilidad, eliminando la entrada de datos duplicados y usando el autocompletado para que los datos no deban introducirse manualmente. Archivar y recuperar documentos se puede hacer en segundos, lo que significa que las consultas de clientes y proveedores se pueden responder de inmediato.
5
Mejora la colaboración entre departarmentos
La integración de todo tipo de documentos, incluidos correos electrónicos y documentos en papel escaneados, facilita que los empleados puedan trabajar juntos y compartir información. Pongamos el ejemplo de un proyecto de ingeniería, la propuesta podría incluir un documento de Word, un diseño CAD y una hoja de cálculo. Antes de enviar la propuesta al cliente, se podría compartir estos documentos a distintos departamentos para su revisión. Mediante el sistema de gestión documental, un empleado podría ver el archivo CAD incluso sin tener ninguna aplicación CAD disponible en su escritorio.
6
Disponibilidad Inmediata
La gestión documental electrónica permite acceder a los documentos sea cual sea su ubicación. Facilita el acceso a los archivadores y documentos ubicados en el archivador central, desde cualquier parte del mundo y con todas sus funciones disponibles. Por ello, compartir información con colaboradores y clientes es mucho más sencillo y eficaz.
Sistema de gestión documental
Elimina el papel y optimiza procesos manuales
Con el objetivo de optimizar los tiempos y la eficacia, la gestión documental se encarga de automatizar esos procesos con la captura, almacenamiento y recuperación documentos. En las empresas, la gestión documental resuelve procesos importantes y críticos con la documentación de entrada y salida de su empresa, algunos de estos importantes procesos de gestión documental son facturas, pedidos, albaranes y contratos.
Gestión documental para empresas
Captura documentos automáticamente
De forma inteligente captura, indexa, clasifica, archiva y luego, distribuye, documentos impresos y electrónicos al personal correspondiente en el momento adecuado para apoyar la toma de decisiones de manera más precisa.
Permite recuperarse rápidamente de un desastre
Cuando tu información financiera está digitalizada, archivada y protegida con copias de seguridad frente a incendios, inundaciones o desastres naturales, es fácil ponerse en marcha nuevamente.
Cumple con las exigencias normativas
Refuerza tu empresa cuando se trata de auditorías y problemas relacionados con la responsabilidad, gracias a que archiva documentos de forma segura y, permite el seguimiento de las transacciones comerciales.
Permite trasladarse en la nube
Está disponible en la nube o in situ, con capacidades y funciones integrales equiparables. Con la disponibilidad en la nube, obtendrás seguridad de primera clase, escalabilidad y disponibilidad en un modelo financiero que tiene sentido.
Dirige de forma digital el flujo de trabajo
Automatiza y acelera los procesos a través de flujos de trabajo digitales, documentos vinculados, tareas, y, personas, a lo largo de oficinas distribuidas y miembros de equipos móviles.
Integración con su ERP
Se integra con SAP, Navision, Quickbooks, Sage, DATEV y otras aplicaciones financieras para garantizar la integridad de los datos en todos los sistemas y proporcionar una perspectiva completa de la información contable.
Permite tener el control absoluto
¿Cuándo se creó una factura? ¿Dónde está en este momento? ¿Quién accedió a él por última vez? Realiza seguimientos de cada paso en el ciclo de vida de un documento para proporcionar visibilidad total.
Elimina el papel
Supera los tediosos y lentos procesos basados en papel, recupera el espacio físico utilizado por engorrosos archivadores, y, elimina los gastos generados por impresión, envío y archivado físico de documentos.
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