Digitalización de documentos

Servicio de digitalización de documentos: Un acceso más ágil, seguro y eficaz a la documentación, y una reducción del espacio destinado al almacenamiento de esta documentación

¿Qué es la digitalización?

La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible.

¿Qué se puede digitalizar?

Se puede digitalizar cualquier tipo de documentos como facturas, albaranes, pedidos, contratos, expedientes o escrituras.

Si se van a digitalizar facturas es necesario que el software este homologado por la Agencia Tributaria Española (AEAT) para que el archivo digitalizado conserve el mismo valor que el original. Solo si se hace con una herramienta homologada e incluyendo la firma digital, será posible eliminar las facturas originales. Esta firma identificará al firmante y, si cumple ciertos requisitos, puede ser legalmente válida.

Gracias a nuestra solución de Digitalización Certificada, homologada por la Agencia Tributaria, es posible conservar los documentos digitalizados, con el mismo valor fiscal y legal que una factura en papel.

 

 

¿Por qué digitalizar documentos?

Ahorro de espacio

Cada día, en un mayor número de empresas, los empleados tienen que consultar información sin estar presentes en la oficina. Tener la información en archivadores limita el acceso, siendo necesario encontrarse en la empresa para consultar la información.

Seguridad

Lo que anteriormente se encontraba bajo llave, ahora puede estar protegido por diferentes claves de acceso y restricciones según usuario. Esto reduce el riesgo de pérdida o sustracción de la información.

Acceso a la información

Poder compartir información interna (compañeros) como externa (clientes), de forma más rápida. Anteriormente, siempre se había compartido información por mensajería, pero esto implicaba un tiempo de espera hasta la recepción de la misma.

Ahorro costes de mantenimiento

Tener grandes archivos físicos de información exige tener un orden. Seguramente esto consuma recursos, es decir, será necesario que una persona se encargue de su mantenimiento.

Consciencia del medio ambiente

Cada vez es mayor, por ello son muchas las compañías que quieren dejar de imprimir tantos papeles innecesarios y a su vez ahorrar en gastos de impresión (tinta, papel, fotocopias, etc.).

Ahorro de tiempo

Disponer de la información más rápida, como resultado de la digitalización, podemos encontrar la información que desea con solo escribir un par de palabras puede suponer un gran ahorro de tiempo y eficiencia para la empresa.

Proceso de digitalización de documentos

Organizar la documentación

Primero será necesario reunir toda la información a procesar, eliminando todos los elementos que no sean el documento en sí mismo, como carpetas o clips. Este es el paso que mayor tiempo implica.

Escaneo de documentos

Procesamos automáticamente cualquier documento, incluso en formato de imagen proveniente de un anexo de mail o como resultado de un documento escaneado.

Reconocimiento

A través de una herramienta de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), se podrá transformar la imagen de la página en texto. Esto permitirá crear un documento de texto que podremos editar o incorporar a otro con el que se esté trabajando.

Exportación de datos

Se exporta automáticamente todos los datos reconocidos a archivos de diferentes formatos, o a bases de datos, sistemas de registro y otros puntos de destino acorde con las reglas definidas en la implantación.

Clasificación de documentos

Clasificamos automáticamente gracias a nuestra tecnología que permite diferenciar formas visuales, y subcategorías personalizadas (por ejemplo, facturas del proveedor A, facturas del proveedor B, etc.).

Extracción de datos

Una vez reconocidos y validados, se extraen los datos automáticamente de orígenes múltiples, como documentos de papel o digitales.

Almacenamiento de la información

Para una futura búsqueda o consulta. Este último paso es fundamental debido a que lo más importante del proceso es mejorar el acceso a la información. Para optimizar la búsqueda se puede realizar a través de metadatos.

Elimine el papel

Supere los tediosos y lentos procesos basados en papel. Recupere el espacio físico utilizado por engorrosos archivadores y elimine los gastos generados por impresión, envío y archivado físico de documentos.

luego de la digitalización... ¿Qué sigue?

En la mayoría de las empresas, una vez escaneada la documentación, se pasará a realizar su destrucción de forma segura. Pero en algunos casos puede ser que exista información sensible que también se quiera mantener en formato papel. Esto será una decisión que dependerá del tipo de empresa y de la documentación en cuestión.

Otro aspecto importante será el realizar una copia de seguridad (back-up) de la documentación digitalizada. Así, se facilitará el no perder la información en caso de que se elimine el archivo digital. Esto supondrá tener otra versión de los documentos que evitará futuros problemas ante la pérdida de información.

También hay que destacar que la digitalización por sí sola no sirve: es necesario que los documentos se encuentren ordenados por un índice y que se pueda acceder fácilmente a ellos. Lo importante del proceso es hacer la información accesible para que se puedan realizar futuras consultas.

Para potenciar y optimizar la digitalización de documentos, es muy recomendable hacer uso de un gestor documental o de un buscador empresarial. Ambas herramientas permitirán mejorar el acceso y la consulta de la información, aportando orden y estructura a la misma.

Un gestor documental permitirá realizar un mayor número de tareas con la información digitalizada y una solución de búsqueda empresarial permitirá optimizar y mejorar la exploración de la información. Será necesario considerar una serie de requisitos a la hora de seleccionar un software u otro, en función de las necesidades de cada empresa. 

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