Gestión documental

Con nuestra tecnología basada en cloud te permite un acceso inmediato de datos y control de los procesos desde cualquier dispositivo y lugar. Esto te permite ahorrar tiempo en clasificación, gestión, archivado y búsqueda de tus documentos con total seguridad.

¿Qué es la gestión documental?

El software de gestión documental ofrece mejoras en la eficiencia y productividad, sobre todo si se gestionan ampliamente, en vez de a un solo departamento o proyecto.

La gestión documental digital es una manera eficiente de gestionar la información de la compañía. De este modo las soluciones de gestión documental no sólo consisten en sustituir los documentos en papel por archivos digitales. Sino de un completo sistema que mediante un software y unos procesos de trabajo consiguen convertir los documentos de la empresa en recursos y conocimientos empresariales valiosos.

6 maneras de ahorrar tiempo con la gestion documental

1. Búsqueda de documentos

Se calcula que los empleados pierden una media de 51 minutos diarios de su jornada buscando documentos. Con la gestión de documentos digital, el tiempo de cada búsqueda se reduce a segundos. Si el sistema utilizado ofrece un buen sistema de indexación automatizado, no hay por qué preocuparse por perder o no poder recuperar los documentos.

2. Aumento de la velocidad de los procesos comerciales

Un software de gestión documental permite agilizar flujos de trabajo como la aprobación de una factura. Muchas de estas tareas requieren la colaboración o la aprobación de varias personas o departamentos y acaban suponiendo 4,3 horas por semana si se gestionan de manera manual. La posibilidad de gestionar estos procesos colaborando secuencial o simultáneamente en un entorno digital reduce drásticamente este lapso de tiempo

3. Automatizar flujos de trabajo

Gestionar el papeleo de un departamento a otro requiere tiempo y supone la posibilidad de errores. Un flujo de trabajo digital permite establecer reglas de negocio que automaticen los procesos. Un software de gestión documental permitiría, por ejemplo, crear una regla que garantizara que cualquier factura de más de 5.000€ se derivara automáticamente a un empleado senior, mientras que cualquier factura de menor importe se derivara a otro empleado para su aprobación. A parte de reducir los posibles errores, se aumenta la transparencia y se mejora la eficiencia del proceso.

4. Reducción del tiempo dedicado a tareas rutinarias

Muchos procesos comerciales requieren de tareas repetitivas, como la entrada manual de ciertos datos. Utilizando un sistema de automatización, los datos se comparten entre el sistema de gestión documental y un ERP o un sistema de contabilidad, eliminando la entrada de datos duplicados y usando el autocompletado para que los datos no deban introducirse manualmente. Archivar y recuperar documentos se puede hacer en segundos, lo que significa que las consultas de clientes y proveedores se pueden responder de inmediato.

5. Mejora de la colaboración entre departamentos

La integración de todo tipo de documentos, incluidos correos electrónicos y documentos en papel escaneados facilita que los empleados puedan trabajar juntos y compartir información. Pongamos el ejemplo de un proyecto de ingeniería. La propuesta podría incluir un documento de Word, un diseño CAD y una hoja de cálculo. Antes de enviar la propuesta al cliente, se podría compartir estos documentos a distintos departamentos para su revisión. Mediante el sistema de gestión documental, un empleado podría ver el archivo CAD incluso sin tener ninguna aplicación CAD disponible en su escritorio..

6. Disponibilidad inmediata

La gestión documental electrónica permite acceder a los documentos sea cual sea su ubicación. Facilita el acceso a los archivadores y documentos ubicados en el archivador central, desde cualquier parte del mundo y con todas sus funciones disponibles. Por ello compartir información con colaboradores y clientes es mucho más sencillo y eficaz.

¿Por qué un gestor documental?

  • Mayor espacio en la oficina
  • Acceso a documentos en papel desde cualquier lugar
  • Archivado de correo electrónico sin manipulaciones
  • Recuperación fácil del correo electrónico
  • Fuentes de información conectadas
  • Documentos actuales disponibles y al instante
  • Reducción significativa de las tareas relacionadas con nóminas
  • Cumplimiento de todos los requisitos de privacidad y protección de datos
  • Compatibilidad con la mayoría de programas empresariales
  • Gestión documental completamente integrada

TRANSFORMACIÓN DIGITAL

A menudo, las anticuadas operaciones manuales y en papel suponen que los costes se registran demasiado tarde, las aprobaciones tardan demasiado tiempo, la información se debe consolidar desde fuentes no vinculadas y la contabilización no se puede llevar a cabo.

La gestión documental y la automatización de flujos de trabajo ayudan a que su empresa evite estos obstáculos a través de la eliminación de los procesos con papel, centralizando el valioso conocimiento de la documentación y los procesos en un sistema único e integrándolo directamente con su ERP, para que así consiga una imagen real e integral de la información.

Automatiza flujos de trabajo

En muchas oficinas, más del 15% del espacio disponible se dedica de forma íntegra a almacenar información en estanterías, armarios o archivos. Y los colaboradores de diferentes áreas les dedican una media de 51 minutos diarios a buscar documentos propios que deberían tenerse a la mano.

La gestión documental se encarga de automatizar esos procesos con la captura, almacenamiento y recuperación documentos. En las empresas resuelve procesos importantes y críticos con la documentación entrada y salida de su empresa, algunos de estos importantes procesos de gestión documental son Facturas, Pedidos, Albaranes y Contratos.

Un sistema diseñado para eliminar el uso del papel

Capture documentos automáticamente

Captura, indexa de forma inteligente, clasifica, archiva y luego distribuye documentos impresos y electrónicos al personal correspondiente en el momento correspondiente para apoyar las tomas de decisiones más precisas.

Recupérese rápidamente de un desastre

Cuando su información financiera está digitalizada, archivada y protegida con copias de seguridad frente a incendios, inundaciones o desastres naturales es fácil ponerse en marcha nuevamente.

Cumple con las exigencias normativas

Refuerza su empresa cuando se trata de auditorías y problemas relacionados con la responsabilidad gracias a que archiva documentos de forma segura y permite el seguimiento de las transacciones comerciale

Trasladese en la nube

Está disponible en la nube o in situ con capacidades y funciones integrales equiparables. Con la nube obtendrá seguridad de primera clase, escalabilidad y disponibilidad en un modelo financiero que tiene sentido.

Dirija de forma digital el flujo de trabajo

Automatiza y acelera los procesos a través de flujos de trabajo digitales, documentos vinculados, tareas y personas a lo largo de oficinas distribuidas y miembros de equipos móviles.

Integración con su ERP

Se integra con SAP, Navision, Quickbooks, Sage, DATEV y otras aplicaciones financieras para garantizar la integridad de los datos en todos los sistemas y proporcionar una perspectiva completa de la información contable.

Ten control absoluto

¿Cuándo se creó una factura? ¿Dónde está en este momento? ¿Quién accedió a él por última vez? Realiza seguimientos de cada paso en el ciclo de vida de un documento para proporcionar visibilidad total.

Elimine el papel

Supere los tediosos y lentos procesos basados en papel. Recupere el espacio físico utilizado por engorrosos archivadores y elimine los gastos generados por impresión, envío y archivado físico de documentos.

¿listo para transformar los procesos manuales?

Especialistas en gestión documental.