Gestión de facturas

Mejora la productividad en la gestión de facturas electrónicas, eliminando el papel y cumpliendo con la normativa de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria.

FACTURAS EN PAPEL

La gestión de facturas puede trabajarse tanto en formato electrónico como en papel. Ya sea escaneando la factura en papel o analizando la que está en formato electrónico (por ejemplo, adjunta en un email), la gestión documental establecerá una asociación entre cada factura y su pedido gracias a su función de indexado inteligente. De ese modo podremos rastrear cómodamente todos las operaciones de pago con mayor eficacia. Ya no será necesario acumular montañas de papeles o una bandeja de correo electrónico en la que es muy fácil perderse.

También seremos capaces de monitorizar las fechas de vencimiento y ver qué plazos han vencido y cuáles no, pudiendo recuperar facturas u otros archivos que hayan sido rechazados y reubicarlos nuevamente en el flujo de trabajo.

Esta automatización del proceso de pagos favorecerá el flujo de caja y hará que el tiempo que antes se empleaba en llevar a cabo esas tareas repetitivas (¡y en enmendar errores humanos!) ahora se utilice en trabajos que realmente aporten valor positivo a la empresa.

Aprobación de facturas

Captura facturas electrónicas o impresas en papel e indexe sus datos sin utilizar un proceso de introducción de datos manual. A continuación envíe estos datos a través de una cola digital definida basada en centros de costes, cantidades, números de pedidos de trabajo y cualquier otra variable. Envíe los datos de vuelta a su ERP, por ejemplo SAP, Microsoft Dynamics o QuickBooks.

La solución vincula y extrae automáticamente los metadatos exigidos por la legislación: base imponible, NIF del emisor, NIF del receptor, fecha y número de la factura, tipo impositivo, etc. La veracidad de los datos se garantiza con cualquier solución de firma electrónica reconocida válida.

TRANSFORMACIÓN DIGITAL

Cuando los trabajadores del conocimiento no necesiten realizar tareas de introducción de datos, envíos y archivado de documentos de forma manual, podrán centrarse en funciones que impulsen la innovación y los beneficios.

Solución gestión de facturas

Validación

Valide la precisión de las facturas y use la tecnología de autoaprendizaje “intelligent indexing”  para juntar facturas con pedidos de trabajo relacionados

Envío

Envíe facturas a través de un proceso de aprobación de varios pasos que además es compatible con la facturación segmentada por código de facturación para aprobaciones múltiples

Importación

Directamente importe facturas a estructuras de archivos definidas y aptas para realizar búsquedas

Aprobaciones

Gestione las aprobaciones con niveles de excepción de forma dinámica y vuelva a procesar facturas rechazadas.

Integración ERP

Automáticamente vuelva a registrar sumas de facturas aprobadas directamente en el sistema ERP

Archivar

Archive automáticamente facturas salientes mientras se imprimen o envían por correo electrónico

facilidad de cobros

Si ahora analizamos el proceso opuesto, donde la empresa tiene que cobrar por un servicio, el sistema de gestión documental también resulta de gran ayuda. Nuevamente se realiza un proceso de indexación de pedidos de servicios o productos, con las facturas correspondientes que hay que solicitar al cliente.

Igual que en el caso de los pagos, aquí también es interesante el seguimiento de expedientes. Imaginemos el caso de un cliente que tiene dudas sobre un determinado pedido y nos solicita una copia de éste. De forma inmediata, tendremos a mano toda la documentación relacionada con ese cliente, lo cual mejorará mucho la capacidad reactiva de nuestro servicio posventa, al estar archivados y accesibles todos los archivos relativos a dicha solicitud.

Así pues, tanto en procesos de pago como de cobro, la empresa funcionará de forma fluida, sin tener deudas pendientes y sabiendo exactamente qué tiene que percibir. La aplicación de gestión documental en el área de Finanzas resulta, por tanto, beneficiosa tanto para clientes como para propietarios.

Un sistema diseñado para finanzas modernas

Capture documentos automáticamente

Captura, indexa de forma inteligente, clasifica, archiva y luego distribuye documentos impresos y electrónicos al personal correspondiente en el momento correspondiente para apoyar las tomas de decisiones más precisas.

Recupérese rápidamente de un desastre

Cuando su información financiera está digitalizada, archivada y protegida con copias de seguridad frente a incendios, inundaciones o desastres naturales es fácil ponerse en marcha nuevamente.

Cumple con las exigencias normativas

Refuerza su empresa cuando se trata de auditorías y problemas relacionados con la responsabilidad gracias a que archiva documentos de forma segura y permite el seguimiento de las transacciones comerciale

Trasladese en la nube

Está disponible en la nube o in situ con capacidades y funciones integrales equiparables. Con la nube obtendrá seguridad de primera clase, escalabilidad y disponibilidad en un modelo financiero que tiene sentido.

Dirija de forma digital el flujo de trabajo

Automatiza y acelera los procesos a través de flujos de trabajo digitales, documentos vinculados, tareas y personas a lo largo de oficinas distribuidas y miembros de equipos móviles.

Integración con su ERP

Se integra con SAP, Navision, Quickbooks, Sage, DATEV y otras aplicaciones financieras para garantizar la integridad de los datos en todos los sistemas y proporcionar una perspectiva completa de la información contable.

Ten control absoluto

¿Cuándo se creó una factura? ¿Dónde está en este momento? ¿Quién accedió a él por última vez? Realiza seguimientos de cada paso en el ciclo de vida de un documento para proporcionar visibilidad total.

Elimine el papel

Supere los tediosos y lentos procesos basados en papel. Recupere el espacio físico utilizado por engorrosos archivadores y elimine los gastos generados por impresión, envío y archivado físico de documentos.

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Especialistas en digitalizar procesos documentales.