Software de gestión documental y todos sus requisitos
POR TBS
Las necesidades que pueden tener las empresas provienen de caminos muy diferentes. No todas las empresas pueden seleccionar el mismo gestor documental y no existe un gestor documental que cubra las necesidades de todas las empresas.
Aspectos básicos para la selección
A pesar de que estas afirmaciones son lógicas, existen aspectos de un sistema de gestión documental que son considerados como básicos en el proceso de selección.
Captura
La implementación de un gestor documental supone la digitalización de multitud de documentos. Todos estos documentos quedarán archivados en una localización central desde la que se organizará la información de la empresa. La digitalización supone un proceso lento y no tan fácil como aparenta, por ello, adquirir un gestor documental que permita la captura de documentos de forma efectiva y rápida puede ser una ventaja tanto a corto como a largo plazo.
Auditoría y control de versiones
Los gestores documentales deben permitir rastrear cualquier tipo de modificación realizada dentro del sistema. El rastreo de esta información permite a una compañía conocer quién, qué y cuándo se ha alterado un documento o archivo. Una característica adicional relacionada con el control de cambios es el acceso a las versiones anteriores. Existen momento en los que un documento es modificado eliminando información, pero más tarde se demuestra que dicha información es necesaria. En este caso, es importante poder acceder a cualquier versión de un documento para facilitar, por ejemplo, la recuperación de información.
Flujos de trabajo
El control de flujos de trabajo es una característica fundamental de los gestores documentales. Asignación de tareas, seguimiento de las mismas o establecimiento de fechas límite son algunas de las funcionalidades que pueden utilizarse en programas de gestión documental. Seleccionar un sistema que ofrezca opciones en el manejo de flujos de trabajo podrá contribuir positivamente al aumento de productividad dentro de la empresa.
Informes
Un sistema de gestión documental que no proporcione facilidad de búsqueda y posterior elaboración de informes no podrá considerarse completo. Los gestores documentales almacenan grandes cantidades de información, por ello la facilidad de búsqueda es uno de los aspectos clave en la elección de este tipo de herramientas.
Seguridad
Los niveles de seguridad necesarios para ofrecer tranquilidad a los usuarios de un gestor documental son muy altos. Toda la información de la organización puede estar almacenada en una localización central a la que solo deberá acceder el personal apropiado. Por ello, las empresas que busquen implementar un gestor documental deben estudiar herramientas que ofrezcan posibilidades de encriptación y recuperación en caso de desastre.
Crecimiento
Los sistemas de gestión documental suponen un desembolso importante para las compañías. No solo por la adquisición del programa, sino por la formación, pérdida de productividad inicial etc., por ello no es adecuado deshacerse del sistema tras un corto periodo de tiempo. Si una empresa está en pleno crecimiento debe seleccionar un gestor documental acorde a ese momento. Desde el aumento o disminución del número de usuarios hasta la capacidad de almacenamiento son aspectos importantes que deben tenerse en cuenta a la hora de elegir un gestor de documentos. Los sistemas que se adquieran deben ofrecer la posibilidad de crecer con la organización, en caso contrario, afectará negativamente a la economía empresarial.
Si aún no sabes que gestor documental es el adecuado para mejorar tus procesos, contáctanos y te ayudaremos.
