¿Qué es la digitalización de documentos?

¿Qué es la digitalización de documentos?

La digitalización de documentos es la aplicación de las técnicas más modernas y la última tecnología al proceso de producción de la empresa.

Si tienes la tecnología necesaria en tu empresa, pero todavía manejas cantidad de papeleo en la oficina es hora de dar el primer paso: Convertir tus documentos, tanto de texto como imágenes, del formato papel a electrónico. 

La digitalización puede eliminar el 25% de las horas de trabajo de los empleados tanto en empresas privadas o públicas.  Lo importante de la digitalización de documentos es que permite que los archivos sean accesibles desde cualquiera lugar y dispositivo. Esto significa que el sistema basado en papel, se vuelve mucho más rápido, gracias a flujos de trabajo eficiente. 

Según la necesidad del proyecto, aplicamos diferentes procesos de digitalización, como por ejemplo: escaneo, digitalización automática mediante full Text OCR (Optical Character Recognition) o digitalización de datos.

Digitalización y gestión documental

El primer paso es gestionar todo el ciclo de vida del documento, desde transformar el papel a formato digital. Luego, el segundo paso sería la gestión documental.

Por lo tanto, una vez digitalizados los documentos, llegará el momento de gestionarlos de forma fácil y rápida a través de un software que te ahorre tiempo en la búsqueda, archivado y distribución de esos documentos.   

En conclusión, primero hay que digitalizar y después gestionar esos documentos digitalizados. Ambos procesos son el resultado de una empresa más eficiente, más competitiva y con unos empleados dedicados a aquellas tareas que benefician directamente al negocio.

¿Qué tipo de documentos podemos digitalizar?

Podemos digitalizar cualquier documento que tengas en formato papel. Te mencionamos los más concurrentes:

Albaranes

Reducimos un 80% el tiempo dedicado a resolver incidencias de clientes.

Facturas

Digitalización certificada de facturas.

Historias clínicas

Para modernizar centros médicos y así no extraviar ni un solo documento de los pacientes.

Expedientes

Administrativos, de recursos humanos, de clientes, expedientes de riesgo, de proveedores, de producto, técnicos, etc. aumentando en un 90% la eficiencia al buscar y gestionar un documento.

Contratos

Eliminando tareas de gestión y archivo de la documentación contractual en las sucursales/oficinas.

Escrituras

Para ganar en espacio en la oficina y ahorrar en fotocopias.

¿Por que digitalizar documentos?

Existen variedad de factores que le pueden llevar a la digitalización de documentos. Además del ahorro de espacio, la razón fundamental sería poder disponer de la información de forma mucho más rápida.  Como resultado de la digitalización, podemos encontrar la información que desea con solo escribir un par de palabras puede suponer un gran ahorro de tiempo y eficiencia para la empresa.

También existen otros motivos que le pueden llevar a realizar este proceso, entre ellos:

• Ahorro del espacio físico.
• Reducción tiempo búsqueda.
• Acceso más rápido de la información:  compartir la información tanto interna (compañeros) como externa (clientes), de forma más rápida.
• Seguridad ante catástrofes: puede estar protegido por diferentes claves de acceso y restricciones según usuario. Esto reduce el riesgo de pérdida o sustracción de la información.
• Acceso desde cualquier dispositivo y lugar: cada día, en un mayor número de empresas, los empleados tienen que consultar información sin estar presentes en la oficina. Tener la información en archivadores limita el acceso, siendo necesario encontrarse en la empresa para consultar la información.
• Ahorro en impresión: la concienciación por el medio ambiente cada vez es mayor, por ello son muchas las compañías que quieren dejar de imprimir tantos papeles innecesarios y a su vez ahorrar en gastos de impresión (tinta, papel, fotocopias, etc.).
• Ahorro costes de mantenimiento: tener grandes archivos físicos de información exige tener un orden. Seguramente esto consuma recursos, es decir, será necesario que una persona se encargue de su mantenimiento.

¿Cuál es el proceso de la digitalización de documentos?

Muchas empresas temen implementar la digitalización porque creen que es un proceso tedioso o que lleva tiempo de adaptación. Además, no confían demasiado en dejar sus valiosos documentos en manos ajenas.

Sin embargo, debes saber que la digitalización es totalmente segura  y te permitirá beneficiarte de ella en poco tiempo, teniendo como resultado enfocarse en otras tareas que de mayor valor a la empresa.

El proceso de digitalización cuenta con las siguientes fases:

• Recogida de los documentos en cualquier punto donde esté ubicada la empresa.
• Eliminación de cualquier elemento de unión de los documentos como clips o grapas, extraer de los originales de carpetas, bolsas… y clasificación de forma manual si fuera necesario.
• Digitalización y escaneado. El proceso de digitalización convierte el papel en imágenes electrónicas a través de escáneres de alta producción y escáneres planos.
• Reconocimiento óptico. Configuración para realizar tratamiento de imágenes, validaciones sobre imagen y reconocimiento semiestructurado de formatos, caracteres, marcas, códigos de barras…
• Grabación/verificación. Sistema de grabación inteligente que consigue minimizar las pulsaciones manuales necesarias. Se garantiza además un control de calidad de las imágenes a través de la video grabación.
• Validación. Introducción de reglas específicas, validación contra bases de datos, validación contra información de Host.
• Exportación de datos e imágenes en formatos estándar (txt, mdb, xml y tiff, pdf…) y explotación web.

Si estás listo para dar el siguiente paso a la transformación digital, contáctanos y te asesoraremos.