Telecon

Mapa de procesos ¿por qué son tan importantes?

El CRM y su importancia

POR TBS

¿Qué es un Mapa de procesos?

Igual que existen relaciones entre las actividades empresariales, existen relaciones entre los procesos de estas, siendo esta interrelación considerada como el mapa de procesos de la compañía. Estos mapas deben ser claros y concisos con el fin de cumplir con su objetivo: obtener una visión general de todo lo que acontece dentro de la empresa.

Antes que nada, lo más relevante es entender ¿qué son los procesos? Los procesos se entienden como una colección de actividades y tareas que juntas transforman entradas en salidas, proporcionando una solución de problemas futuros y presentes dentro de una empresa.

Entonces, el mapa de procesos de una empresa u organización es lo que se define como un diagrama de valor que combina las perspectivas locales y globales de una organización, por lo tanto, su desarrollo debe estar establecido sobre la posición y desempeño de los procesos con objetivos estratégicos y corporativos, en consecuencia, es crucial que se identifiquen y jerarquicen los objetivos de manera clara y concisa desde el inicio. En pocas palabras, el objetivo es conocer mejor el funcionamiento de las actividades y procesos en los que participa la empresa, prestando especial atención en todo momento a los aspectos claves.

¿Cómo se hace un mapa de procesos de una empresa?

Seguramente algunas de las primeras preguntas que vienen a tu cabeza son ¿es complicado hacer un mapa de procesos de una empresa? O, ¿es muy costoso? Y, la respuesta es que no, todo lo contrario, ya que realizar, implementar y controlar un mapa de procesos es una tarea fácil siempre que se tenga un orden definido y se plantee de la manera más clara posible. Con la finalidad de conseguir un mapa de procesos claro y sencillo, debemos seguir los siguientes pasos:

Identificar a los usuarios que van a intervenir en él

¿Qué se considera como usuarios? Se define como usuario a las compañías, instituciones o personas que formen parte de la empresa.

Establecer la visión y misión de la empresa y sus servicios

Posterior a esto, definimos desde dónde partir y a dónde queremos llegar con la actividad que estamos llevando a cabo.

Elaborar un grupo de interés hacia el cual nos dirigimos

Tendremos que definir las necesidades y expectativas de los clientes o usuarios que buscamos captar.

Definir la línea operativa

Para ello es necesario responder a qué se dedica la empresa.

Identificar los procesos de apoyo

Nos referimos a los procesos extra que necesita el proyecto para desarrollarse por completo.

Establecer los procesos estratégicos

Como procesos estratégicos son considerados todos aquellos procesos que hacen referencia a la dirección de la empresa como contabilidad, marketing, entre otros…

Desarrollo y organización de las tareas

Este punto se basa en explicar de manera exhaustiva los procesos que llevaremos a cabo, describiendo cada una de las actividades y tareas que forman parte de cada proceso para que de esta manera sea posible establecer y evidenciar un orden de tareas.

Plasmar los procesos en el mapa

Finalmente tendremos que llevar a cabo la representación gráfica del mapa con todos los procesos y las relaciones entre ellos para que a simple vista quede claro cuál es la función de cada proceso y su importancia para el desarrollo de la actividad.

Beneficios de un mapa de procesos en tu negocio

Clasificación de procesos

En el mapa de procesos iremos analizando cada uno de los procesos que clasificaremos a continuación basándonos en tres categorías y entrelazando los procesos entre ellos:

Procesos operacionales

Son los procesos que apoya la compañía para el desempeño del objeto de negocio.

Procesos estratégicos

Sitúan el sistema hacia una mejora continua.

Procesos de soporte

Los procesos mencionados anteriormente se apoyan sobre este proceso y dan coherencia al conjunto.

Los procesos operacionales estarán ubicados en el centro del mapa y, a los lados, los procesos estratégicos y de soporte, destacando su apoyo al resto de procesos. Además, los procesos operacionales deben estar ubicados de izquierda a derecha, para poder recorrer fácilmente los procesos que sigue la compañía y facilitar su servicio o producto final hacia el cliente.

Tipos de procesos

En todas las compañías existen tres tipos de procesos, cada uno adaptándose a las necesidades de cada caso:

Procesos estratégicos

Estos procesos corresponden a los cargos de gerencia y dirección, por lo tanto, son los procesos de grandes estrategias considerando el resto de actividades y procesos con visión a ofrecer un soporte para la toma de decisiones, fortalecer el funcionamiento del negocio y ayudar a mejorar la experiencia del cliente.

Procesos clave

Persiguen la satisfacción de necesidades. Encontramos los usuarios implicados en estrategias comerciales, proyectos logísticos, cadenas de suministros, entre otros… El desarrollo de este tipo de procesos debe ser especialmente meticuloso, identificando cada proceso hacia la prestación del producto o servicio al cliente y trazando una línea que nos lleve hasta su punto de inicio, revelando tareas, subprocesos y actividades, que de manera directa o indirecta están en manos de él.

Procesos complementarios o de apoyo

Este tipo de procesos complementan el proceso clave. Son procesos menores desde el punto de vista corporativo y estratégico, pero aun así condicionan en gran medida el desempeño de procesos superiores, determinando el éxito o fracaso de los mismos. Entre este tipo de procesos podemos mencionar procesos y actividades relacionadas con el abastecimiento de materias primarias, herramientas, aplicaciones y equipos informáticos o formación del personal.

Mapa de proceso. Ejemplo

Mapa de procesos y su importancia en una empresa

Si estás buscando un programa para hacer un mapa de procesos, existen diversas alternativas como Lucidchart, Creately, Smartdraw, entre muchos otros…, lo importante es poder agilizar y mejorar el funcionamiento de nuestra compañía, tanto haciendo mapas de procesos como digitalizando la mayoría de los procedimientos mediante servicios digitales de gestión documental que ofrecemos en Telecon para tu compañía.