Gestión de proyectos en empresas. ¡Todos los pasos a tomar en cuenta!

Seguramente en algún momento has pensado en hacer un cambio con respecto a la manera de trabajar de tu empresa, probablemente habrá cosas que no funcionan de manera correcta y has llegado a pensar en reorganizar el funcionamiento de varias áreas. ¡Claro que siempre es buena idea!, pero siempre es recomendable que, antes de iniciar la planificación de un proyecto, tenemos que tener un plan elaborado para de esta manera poder asegurarte de alcanzar los objetivos, por eso, en este articulo te hablaremos de una herramienta muy útil para lograr la transformación: la gestión de proyectos.

¿Qué es gestión de proyectos?

Para poder entender qué es la gestión de proyectos, primero tienes que saber lo que se entiende como proyecto en un entorno empresarial, que se define como un cúmulo de labores con visión a corto, medio y largo plazo, que se deben ejecutar para desarrollar una idea u objetivo de negocio. Por lo tanto, la gestión de proyectos engloba las metodologías que se necesitan para poder alcanzar los objetivos de un proyecto, así como la planificación y las directrices necesarias para lograrlo.

Por lo tanto, definido de esta manera, prácticamente cualquier paso que decida llevar a cabo la empresa, se puede considerar como un proyecto, ya que son fundamental en la actividad cotidiana de la compañía y el éxito de que las cosas vayan bien depende del éxito en la gestión de proyectos.

Proyecto y sus características

Los proyectos se llevan de manera diferenciada a la actividad empresarial, ya que se requiere establecer unos objetivos específicos para llevar a cabo dicho proyecto. La manera de llevar a cabo el proyecto se ve condicionada por lo complicado de los objetivos, la importancia y la escalabilidad, es decir, la probabilidad de que el proyecto pueda lograr llevarse a cabo.

La gestión de proyectos se caracteriza por vigilar, establecer y ejecutar el cumplimiento de logros realistas, específicos, alcanzables y medibles que puedan cumplir con las tareas de organización, guiándose siempre por tres objetivos principales:

• Dirigir hacia la aprobación definitiva y la finalización del proyecto.
• Seguimiento del inicio y evolución de un proyecto.
• Detectar los problemas que puedan surgir y buscar diversas formas de solucionarlos.

¿Cómo se lleva a cabo la gestión de proyecto?

A continuación tendrás una breve descripción de los pasos a seguir para llevar a cabo una óptima gestión de tus proyectos.

Plan de gestión

1. Realizar una visión general.
2. Definir el alcance: concretar qué acciones se necesitan y hasta dónde se quiere llegar.
3. Desarrollar los objetivos: los cuales deben estar enumerados y explicados de forma específica.
4. Identificar roles y responsabilidades.
5. Determinar los resultados a alcanzar o ser proporcionados.
6. Generar un calendario: creando un calendario tendremos la posibilidad de controlar los tiempos, para así poder dividir el proyecto en fases definiendo cada una de las tareas, los objetivos que se quieren encontrar y, las fechas de inicio y fin de cada una de estas fases.
7. Asignar el presupuesto.
8. Aprobación: todos los involucrados en el proyecto, deben revisar este plan para aprobarlo.

Fases de un proyecto

Los proyectos se dividen en 5 fases que detallaremos a continuación:

Análisis de viabilidad del proyecto

Se basa en comprobar si el proyecto es viable, la primera pregunta que nos tenemos que hacer es ¿el beneficio que se obtendrá al finalizar, compensará la inversión que se necesita?, para poder responder a esta pregunta tendremos que analizar elementos como el tiempo, los recursos que se necesitan y el valor económico que se pretende.

Planificación minuciosa del trabajo

Antes de iniciar el proyecto se debe crear un calendario estableciendo las fechas en las que se inicia y finaliza cada parte del proyecto, así como todas sus tareas y sus recursos necesarios. Es importante tener en cuenta que, si no se define minuciosamente, esto puede repercutir negativamente en la empresa.

Realización del proyecto

Durante esta fase se pone en práctica el conjunto de técnicas, las maneras de administrar los recursos y la forma de gestionar los procesos.

1. Seguimiento y control del proyecto: es la fase más importante, ya que se basa en seguir de cerca y controlar el desarrollo del proyecto, para así comprobar si se está cumpliendo con las expectativas de planificación y calidad establecidas desde un inicio, de un seguimiento adecuado depende que el proyecto finalmente tenga éxito o no.
2. Cierre del proyecto: se evalúan las diferencias entre lo que se ha previsto durante la planificación y lo que realmente ha sucedido, llevando a cabo una evaluación mediante un checklist o lista de control.

Metodologías de gestión de proyectos

Dentro de las metodologías de gestión de proyectos, existen 6 categorías distintas que, a continuación, resumiremos el funcionamiento de éstas:

La metodología secuencial tradicional

Es una metodología basada en fases secuenciales, es decir, que hasta termina una fase, no se podrá pasar a la siguiente, por lo tanto, en todo momento es posible controlar el desarrollo y finalización de cada fase. A pesar de que permite tener un buen seguimiento del procedimiento, tiene una desventaja, que si fuese necesario modificar aluna fase, hay que volver al inicio y comenzar casi desde cero.

PMI/PMBOK

Sigue cinco fases establecidas y definidas en la “Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK)”, sin embargo, una gran parte de las personas se resisten a denominarle como una metodología, ya que lo definen como una serie de arreglos y pautas necesarias para dirigir un proyecto.

Agile

Se aprecian algunos elementos por encima de otros:

• • Los empleados y sus interacciones sobre herramientas y procesos.
  • Un software eficiente por encima de la documentación.
  • Una colaboración con el cliente sobre una negociación.
  • La capacidad de responder sobre la destreza para seguir un plan determinado.
  • Change management (Gestión de cambio): es una metodología que se centra en la gestión del cambio, tomando el control del cambio cuando aparece y proyectando los posibles riesgos.

Metodologías apoyadas en el proceso

Se trabaja con el Business Process Management, BPM (gestión de procesos de negocio), enfocando el procedimiento para realizar el trabajo como una serie de técnicas.

Otras metodologías

Su finalidad es gestionar el cambio mientras que incorpora sostenibilidad ambiental en sus procesos. Son aquellas metodologías que no se ajustan dentro de ninguna de las categorías anteriores, pero por eso no dejan de ser importantes.

En resumen, para realizar cambios importantes dentro de una empresa lo más recomendable es llevar una gestión de proyectos para que de esta manera puedas disponer de una metodología con una serie de pasos establecidos y, con objetivos en cada uno de ellos, teniendo la certeza de actuar sobre de una planificación y directrices con el fin de cumplir los objetivos que han sido establecidos desde el inicio.