La importancia de la ciberseguridad en la gestión documental.

La ciberseguridad es uno de los requisitos claves hoy en dia para los sistemas cloud. El software de gestión documental tiene que asegurar que se pueden intercambiar documentos e informaciones de manera segura a través de Internet y, a su vez, que se pueden almacenar en la nube sin ningún peligro. Esto ha llevado a diferentes auditorías a aparecer y a exigir, por ejemplo, certificación SOC 2 Tipo 2 (System Organization Control).

¿Qué es el SOC?

El SOC fue desarrollado por el Instituto Americano AICPA. Garantiza que los datos de los clientes estén protegidos contra accesos no autorizados y ciberamenazas. DocuWare ya contaba con el SOC 2 Tipo 1. Superaron una auditoría aún más rigurosa de Tipo 2 que mide la continuidad del cumplimiento. Les auditó la compañía independiente CohnReznick. Se ha evaluado:

1. Seguridad. La protección de datos y sistemas contra accesos no autorizados.
2. Disponibilidad. Evaluación de los niveles de rendimiento de la red, la monitorización y las posibles amenazas externas.
3. Integridad de procesamiento. Se garantiza que los sistemas funcionen según lo previsto y no sufran errores accidentales o inexplicables.
4. Confidencialidad. Capacidad de proteger la información a lo largo de todo su ciclo de vida. Esto incluye la captura, el procesamiento, la retención y la destrucción.
5. Privacidad. Se asegura la capacidad de la organización para proteger la información ante la identificación y acceso de personal no autorizado.

Esta auditoría incluyó una revisión en profundidad de las políticas y procedimientos de DocuWare en el manejo de datos. Además, rigurosas pruebas de sus controles de seguridad, entrevistas a empleados y descripción de las operaciones del centro de datos.

¿Qué garantiza una auditoría para el System Organization Control (SOC)?

Este control se ha vuelto necesario cuando se pretende cumplir con normativas de ámbito nacional e internacional. También están incluidas de forma indispensable a día de hoy en algunos sectores laborales. En este sentido, DocuWare está sometida de forma continua a auditorías que evalúan y corroboran la calidad del servicio. Son una parte importante de las compañías medianas o grandes que cuentan con muchos trabajadores que funcionan de forma simultánea en los mismos documentos de trabajo. Por otra parte, hay un gran porcentaje de la población que se ha pasado a lo que se conoce como teletrabajo. Este sistema hace que las oficinas compartan espacio con los hogares. En esta modalidad, los empresarios no pueden controlar a los empleados de forma directa y constante. Por eso, se vuelve más seguro disponer de sistemas de control garantizados que restrinjan accesos y creen un historial de los mismos para evitar posibles problemas. También, al estar registrado todo, evita culpas innecesarias a los trabajadores. Por eso, un software de gestión documental es la mejor manera de ofrecer conexiones en la nube para todo el personal que lo necesite, de forma segura, rápida, cómoda y fiable.