¿Por qué debo comenzar un proyecto de digitalización?

La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar.

Aunque este proceso pueda resultar trabajoso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible.

Pero ¿Qué hay que considerar antes de digitalizar documentos?

¿Qué ventajas reales aporta este proceso?

¿Es relevante digitalizar documentos?

Debido al avance de la tecnología, no tener los documentos en formato digital puede suponer una gran pérdida de tiempo y dinero.

Es cierto que la actividad diaria de la empresa y el ritmo de trabajo pueden hacer que esta tarea se posponga año tras año, aunque el proyecto puede avanzar de forma paralela entre el escaneo de históricos con el de diario hasta su total convergencia.

Convertir este proyecto en prioritario puede suponer un cambio en la gestión de la información de su empresa.

Así se reducirían los tiempos de espera entre la solicitud de la documentación archivada hasta su posterior consulta.

Por ejemplo..

Imagine una empresa con los departamentos de administración y contabilidad llenos de archivadores repletos de documentación en formato papel, comercial con un sinfín de papeles de propuestas, ofertas, correos de ida y vuelta con los clientes y aún más importante con los potenciales.

Bien cierto es que actualmente las empresas disponen de un sistema de gestión ERP y más que probablemente un sistema de relación con los terceros CRM que contienen toda esta información.

En ciertas ocasiones será necesario consultar dicha información, en este caso, tener la información digitalizada y posteriormente organizada puede suponer una gran ventaja que implique aportar una respuesta más rápida a los clientes o generar informes más completos que nos llevaran a tomar decisiones correctas en el tiempo adecuado.

Además del ahorro de espacio, la razón fundamental sería poder disponer de la información de forma mucho más rápida y mejorar la eficiencia de su empresa.

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