ECM vs gestor documental. Sus diferencias y similitudes
POR TBS
Es muy común confundir los términos gestión documental y gestión de contenidos empresariales (ECM), incluso, han podido ser considerados de manera errónea como sinónimos. Para poder aclarar estas confusiones, antes que nada, tendremos que saber ¿Qué es ECM?, es la gestión de contenidos empresariales, y, en algunos casos es confundido con el término de gestión documental, lo cual es muy importante diferenciar porque abordan conceptos totalmente distintos y también hay una gran diferencia en las herramientas que utiliza uno y otro.
El gestor documental empresa abarca diferentes herramientas, métodos y estrategias, teniendo como finalidad la entrega, el almacenamiento y la preservación de contenidos y documentos relacionados con procesos organizativos. Además, es importante resaltar que no sólo se refiere a sociedad y empresas, sino también a instituciones públicas, organizaciones y fundaciones. Por otra parte, la gestión documental determina normas y técnicas para manejar documentos recibidos o creados desde una organización, permitiendo la recuperación de éstos y estableciendo formas para conservar o eliminar dichos documentos.
Sistemas de gestión documental vs ECM
En cuanto al sistema de software ECM, su gestión conlleva el uso de todo tipo de contenidos, no sólo documentos, sino también material audiovisual, páginas web, correos electrónicos, entre otras opciones definidas como “información no estructurada”.
Si nos referimos en términos de aplicaciones, el software gestión documental trabaja con un documento desde que es creado, ya sea dentro de la propia empresa o escaneado desde su recepción, incluyendo un uso compartido, publicación del mismo o almacenamiento final.
Esto quiere decir que, dentro de un software de ECM, siempre existirá un gestor de documentos, ya que la gestión documental es la base para la gestión de contenidos empresariales.
Particularidades del sistema de gestión documental
A continuación, conoceremos las peculiaridades de esta herramienta:
Accesos y seguridad
Debe garantizar la seguridad de los archivos, permitiendo el acceso sólo a las personas autorizadas.
Integración y captura
Incluye escáneres y componentes de alta definición.
Inalterabilidad y distribución
Se lleva a cabo a través de un formato que evita modificaciones a largo plazo.
Introducción de metadatos
Aportarán información clave sobre cada uno de los documentos.
Recuperación de archivos e indexación
Como mencionamos anteriormente, la categorización de los documentos será fundamental para poder categorizarlos y ubicarlos fácilmente en un futuro.
Destrucción y preservación
Se configura cómo resguardar cada documento y qué condiciones deben cumplirse para su destrucción.
Colaboraciones y permisos
Posibilidad de trabajar de manera vinculada y sistematizada entre el personal acreditado.
Creación de documentos
Deben tener la capacidad de crear documentos propios.
Plan de archivo
Posibilidad de describir dónde se almacenarán los documentos, cómo se agruparán y quiénes serán sus responsables.
Particularidades de las soluciones ECM
En comparación con el sistema de gestión documental, se repiten ciertas características, pero con distintas funcionalidades.
Almacenamiento
Permite el acceso a la información en todo momento y desde cualquier lugar, mediante el servidor de la nube.
Conservación a largo plazo
El acceso perdura durante el tiempo.
Procesos y gestión
Las organizaciones y empresas deben estar capacitadas para crear, controlar, supervisar y sincronizar todo el contenido.
Registro de la información y captura
Los datos pueden llegar a través de distintos calanes, y registrarse sin suponer un problema para el software.
BPM y flujo de trabajo
No significan lo mismo, pero deben considerarse parte de estas herramientas, para así permitir una mejor gestión de la documentación e información.
Entrega
Toma la información necesaria del resto de componentes del ECM como tecnologías de distribución, seguridad y transformación, para hacérsela llegar a los usuarios interesados.
La evolución del gestor documental con la ayuda de ECM
Tal y como hemos mencionado anteriormente, los sistemas de gestión documental, se integran con el ECM. Se trata de una evolución tecnológica en la que se integran varios procesos más complejos para lograr una correcta gestión del contenido, eliminando riesgos y problemas que podían surgir con las herramientas tradicionales como, por ejemplo, cometer irregularidades y faltas de carácter legislativo y normativo, concurriendo así en posibles sanciones y multas.
Además, también permiten una mayor eficiencia y productividad en los procesos de organización, haciendo más sencillo el acceso a la información y llevando a cabo a una mejora de la rentabilidad y una relación más cercana con los clientes y proveedores, así como una mejor comunicación y colaboración entre los empleados, permitiendo alcanzar una visión completa desde distintas perspectivas dentro de un mismo proyecto.
En conclusión, nuestra intención es resaltar las diferencias entre la gestión de contenido empresarial y la gestión documental, ya que a menudo de manera errónea suelen utilizarse como sinónimos, sin embargo, queremos dejar claro que, aunque se repiten ciertas características, cada uno de ellos trabaja con distintas funcionalidades, aunque a su vez, en algunos casos puntuales, pueden llegar a integrarse entre ellos.
