Control de trazabilidad: ¿Qué es y para qué sirve?

La trazabilidad consiste en el seguimiento de un elemento desde su origen hasta que llega a su destino final.

Se aplica este concepto a gran variedad de sectores, como por ejemplo, en materia de procesos empresariales y gestión documental. En este caso, este control se lleva a cabo mediante softwares ERP y de gestión documental.

El control de trazabilidad es, además, un requisito cada vez más exigido por ley a las empresas, y se emplea normalmente también para las actividades de producción y distribución. Por ejemplo, muchas empresas B2B2C desean llevar un control de cuándo recibirán sus productos y cuándo estarán listos para distribuirlos a los clientes.

Trazabilidad en la producción

Mediante el control de trazabilidad, se puede hacer el seguimiento de materias primas o productos básicos en la producción de un producto final. En muchas ocasiones, estas materias se envían en lotes que llevan un código (en barras o QR) y es mediante este código que se podrá controlar el lote en el almacén, gestionando dónde está ubicado y la cantidad que queda.

A continuación el control de trazabilidad permitirá crear un nuevo código de reconocimiento durante la fabricación o ensamblaje del artículo final, en el que se añadirán los datos de procedencia de las materias primas de las que está compuesto. Finalmente, cuando el producto llega a su destino, se escanea para informar de su llegada.

Otras ventajas que el control de trazabilidad tiene en producción es la de asegurarse de que se cumpla con la planificación de la producción, ya que permite estar informado del estado de cada proceso, de la cantidad de material disponible y, consecuentemente, redactar la lista de materiales y realizar la orden de pedido de las materias primas. Este tipo de gestión ayuda también a las empresas a conseguir los certificados ISO de calidad al controlar mejor sus procesos.

Control de trazabilidad en la gestión documental

El control de trazabilidad se realiza también con archivos, no sólo con productos. De esta manera, las empresas pueden realizar un control de seguimiento durante todo el ciclo de vida de un documento, comprobando su historial y rastreándolo desde el momento de su creación hasta que está totalmente listo. Se trata de un proceso muy útil a la hora de tener que respetar un plazo final y para que se respete la ley vigente de protección de datos.

Un ejemplo sería cuando un documento tiene que ser validado o firmado por uno o varios jefes de departamento. Desde que lo crea, por ejemplo, un administrativo, el documento pasa por todo un flujo de trabajo. Si hay algún error o falta alguna firma, el control de trazabilidad permitirá rastrear el momento de la equivocación. Con el rastreo, se mantiene un control de versiones para cada paso o persona que sigue el documento o archivo. De esta manera, siempre es posible recuperar la versión anterior al fallo.

Un sistema de gestión documental con control de trazabilidad también permite establecer un sistema de notificaciones que alertará en el caso de que el documento se encuentre estancado más tiempo de lo debido en uno de los pasos de su flujo de trabajo. De esta manera, se asegura de que cualquier proceso cumpla con los plazos preestablecidos.