¿Cómo automatizar procesos en una empresa?

Conceptos como la automatización, la toma inteligente de decisiones o la gestión remota han pasado a formar parte del vocabulario colectivo estos últimos tiempos y la culpa, en gran medida, puede atribuírsele a la irrupción de la Transformación Digital en el panorama empresarial.

Así, la urgente necesidad de acondicionar espacios y readaptar sistemas para hacerlos compatibles con el auge tecnológico han supuesto la consolidación de productos como DocuWare, que ayudan a digitalizar todo el archivo físico de las empresas para una gestión más ágil y eficiente de sus flujos de trabajo y un mejor control de sus procesos de validación documental.

DocuWare ha sido diseñado, principalmente, bajo estas 3 directrices:

• Eliminación del papel.
• Digitalización de documentos físicos.
• Automatización de procesos.

Procesos automatizados vs manuales

Para poder hablar de los múltiples beneficios que nos ofrecen los procesos automatizados, sería interesante comentar antes los «contras» que conllevan aquellos que son manuales.

Por ejemplo: Algunas tareas manuales suelen ser repetitivas y rutinarias, llegando a volverse tediosas y haciendo que la persona encargada de llevarla a cabo corra el riesgo de equivocarse y cometer errores. 

Al mismo tiempo, el volumen de papel dedicado a dichos procesos suele ser elevado, ya que al ser tareas manuales hay que utilizar muchas hojas para imprimir informes, listados, facturas, inventarios, etc. Todo ese papel, a su vez, ocupa bastante espacio y, al manipularse, es susceptible de extraviarse en el escritorio equivocado o incluso desaparecer.

Por último, el hecho de que la correcta finalización de una tarea manual dependa de una persona física puede provocar retrasos en la entrega de una mercancía o contabilizar una factura. En ambos ejemplos, la empresa se vería perjudicada al no dar un servicio adecuado al cliente o no poder ingresar un cobro a tiempo, respectivamente.

Asimismo, e inversamente a lo expuesto en el anterior punto, se reduce drásticamente la posibilidad de error, la posibilidad de extraviar un documento es casi inexistente y el ritmo de trabajo entre departamentos aumenta, ya que cualquier usuari@ autorizado tiene acceso inmediato a la información.

La automatización de procesos de DocuWare da un mayor impulso al rendimiento e incrementa la capacidad de reacción, ya que nos provee con un mayor control de los datos y la potencia de usabilidad de un software de última generación. 

¿Cuáles son los procesos automatizados más comunes?

Sin importar si se trata de una gran corporación o de una PYME, existen procesos comunes en todas ellas como, por ejemplo:

Facturas

Automatizar los procesos de aprobación de facturas es primordial para una gestión contable más ágil. Los responsables de validarlas pueden firmar digitalmente de forma inmediata, desbloqueando así posibles retrasos en los pagos y cobros.

Recursos humanos

Respecto a la incorporación de nuevos trabajadores, el hecho de contar con procesos automatizados en el área de Recursos Humanos agiliza  el registro de contratos, recepción y registro de adjuntos recibidos por email u otro tipo de información relacionada con el expediente del nuevo miembro de la empresa.

Albaranes

Al igual que las facturas, se puede automatizar y adjuntar el albaran con la factura y pedido, para que quede en registro varios documentos en un solo lugar.

En conclusión, para automatizar los procesos una de las mejores soluciones del mercado es DocuWare, una plataforma que ofrece funcionalidades dedicadas a una gestión automática de nuestra información libre de errores y que nos permite enfocar nuestro talento en trabajos más innovadores y beneficiosos para nuestro negocio.