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¿Cómo aplicar la transformación digital en gestorias?

POR TBS

La innovación tecnológica en los despachos profesionales es una de las mayores oportunidades que tiene este sector para crecer pero, sin embargo, encuentra una gran resistencia. El principal problema es que se trata de un sector muy tradicional y completamente atomizado.

Esto dificulta la aparición de innovaciones a gran escala, con la creencia de que harán falta grandes inversiones que un pequeño despacho no podrá asumir. De hecho, la innovación tecnológica ha llegado antes a la Administración que a muchos despachos, obligándoles a actualizarse para sobrevivir.

Cada vez hay más software y servicios online de gestión documental. Implementar en una asesoría, gestoría o despacho profesional este tipo de herramientas es la mejor manera de rentabilizar y optimizar el tiempo que los empleados dedican a cada tarea, reduciéndose significativamente.

Al reducir el tiempo, se reduce también el coste de los servicios, lo que puede generar un mayor margen de beneficios para hacer frente a los costes de la innovación o permite bajar los precios, consiguiendo una mayor competitividad.

Pocas cosas hay en el sector de asesorías, gestorías y despachos de abogados más importantes que la gestión de la documentación.

Al llevar los asuntos legales, fiscales y contables de sus clientes, los software de gestión documental ofrecen una plataforma, que permite la gestión documental diaria en formato digital. Proporcionando tanto a la gestoría administrativa como a los clientes, la herramienta que necesitan para facilitar y recibir toda la documentación y servicios objeto de intercambio.

Todos estos elementos suelen ser objeto de leyes, reglamentos, ordenanzas, e incluso del análisis de sentencias relacionadas con materias, en las que el despacho profesional ofrece servicios. Y que por lo tanto, exigen un seguimiento y control de actualizaciones, cambios o derogaciones.

Gestión laboral

El establecimiento de una relación laboral suele estar representada mediante un contrato, que detalla los derechos, responsabilidades y deberes de cada una de las partes.

Desde este punto de vista, las asesorías pueden asumir el ejercicio de las responsabilidades en materia de Recursos Humanos de sus clientes; entre ellas:

  • Altas y bajas en la seguridad social.
  • Redacción de contratos, prórrogas, cartas de recomendación.
  • Elaboración de nóminas.
  • Elaboración de presupuestos de personal.
  • Creación de finiquitos.
  • Solicitud de pensiones.
  • Gestión de subvenciones, cursos de formación.

Todos estos casos son situaciones a las que podemos dar cobertura, gracias al sistema de gestión documental, que nos permite: procedimentalizar estos escenarios, automatizar procesos, crear flujos de trabajo, clasificar la documentación e información que se crea y se gestiona a lo largo del año, en función de los intereses de la gestoría y las necesidades de los clientes.

Gestión fiscal

Tanto las personas físicas – trabajadores por cuenta ajena o autónomos – como jurídicas (empresas), tienen el deber de hacer frente a sus obligaciones tributarias. Para ello es necesaria la preparación de las cuentas de la empresa, o el balance de ingresos y gastos deducibles, de la declaración de la renta de las personas físicas.

En este aspecto, las asesorías ofrecen estos servicios buscando el mayor ahorro fiscal, sin dejar de cumplir con las obligaciones tributarias. E incluso, asesorando a sus clientes sobre las mejores decisiones a la hora de conseguir maximizar el ahorro; en función de la situación de la empresa, o las circunstancias personales del cliente y adaptándolas a la última normativa vigente.

En este escenario las asesorías pueden identificar eventos que se producen con regularidad y que pueden ser objeto de mejoras, tanto para el negocio, como para el cliente:

  • Declaración trimestral del IVA
  • Declaración del IRPF
  • Declaración del impuesto de sociedades
  • Tratamiento y gestión de tributos especiales, gravámenes, recargos, sanciones, etc.

Entre estos servicios, a buen seguro el despacho profesional encontrará oportunidades de mejora para incrementar la satisfacción del cliente, simplificar los intercambios de información y documentación, y reducir los tiempos de cada proceso administrativo. Se pueden utilizar las funcionalidades de comunicación del software de gestión documental, para estar al día de la situación del cliente o recabar con la antelación necesaria, toda la documentación e información imprescindible, para desarrollar la labor de asesoría fiscal.

Ante cambios en la legislación, el asesor fiscal puede crear un canal de comunicación con sus clientes; poniendo de manifiesto sus conocimientos, fiabilidad y pericia en los asuntos relativos a los servicios que ofrece. Algo que redundará en la percepción positiva de la gestoría por parte de sus clientes, que desembocará en el desarrollo del prestigio de la organización y por lo tanto, en el aumento de posibilidades de incrementar la cartera de clientes.

Gestión contable

Con independencia del tamaño de la empresa, todas las organizaciones deben contar con un profesional que domine el Plan General Contable para la elaboración de la contabilidad, tanto interna como externa.

En este campo las asesorías pueden ofrecer desde servicios de resolución de consultas, en materia de aplicación de normas y principios contables; hasta llevar el departamento de contabilidad del cliente.

Entre las actividades habituales que desarrolla un asesor contable destacan:

  • La gestión contable, cumpliendo con la versión más actualizada del Plan General Contable.
  • Realización y llevanza de libros de registros de facturas emitidas, recibidas, gastos y bienes de inversión.
  • Informes de gestión trimestral sobre el estado de las cuentas.
  • Actas de juntas generales de socios.
  • Presentación y depósito de las cuentas anuales en el registro mercantil.
  • Legalización de libros contables en el registro mercantil.

La asesoría puede beneficiarse de las ventajas que el sistema de gestión de documentos y registros electrónicos, puede aportar al desempeño de estas responsabilidades. A través del sistema de gestión documental, puede enviar documentos para su aprobación, incorporando el servicio de firma digital en su caso.