Telecon

4 mitos de la gestión documental

POR TBS

Si bien es cierto, hoy en día nos vemos en la necesidad, de tener un software de gestión documental, y entre que más sabemos de su importancia, también nos encontramos frecuentemente con ciertos mitos que se han establecido, y que no son ciertos.

Los 4 mitos más habituales sobre la Gestión Documental:

  • Un Software ECM es caro
  • Un Gestor Documental(ECM) me va a ayudar solamente en la digitalización de los documentos
  • Es un Software complicado de cara al usuario (poco amigable)
  • Tengo personal muy mayor que no quiere cambiar o incorporar un Software nuevo

En este artículo vamos a ver que no son ciertos o, como mínimo, no son ciertos del todo.

1 · Un software ECM es caro

Habría que cuantificar, antes de nada, qué es caro para una empresa. Pero incluso, si una vez cuantificado, parece caro, habría que calcular qué retorno de inversión tiene dicho Software.

Más de una vez nos hemos encontrado con empresas que nos han dicho que el presupuesto era elevado.

Ante esta afirmación, siempre hacemos un estudio de costes y un estudio ROI, de manera que podamos hacer ver al cliente que, hay un retorno de la inversión casi de inmediato.

Por tanto, no se puede considerar un Software ECM caro sin calcular los beneficios que aportará a la compañía.

2 · Un ECM me va a ayudar en la digitalización de documentos

Es uno de los grandes mitos y mentiras de la gestión documental.

Es cierto que un Software ECM ayuda, y mucho, en la digitalización de los documentos, y en el proceso de digitalización de una empresa.

Pero donde más aporta un Software ECM, sin lugar a duda, es en la búsqueda de los documentos y en la trazabilidad de éstos.

Por tanto, podemos decir que un ECM nos va a ayudar más post-subida del documento, es decir, en la gestión que en la propia subida.

3 · Es un software complicado de cara al usuario

Radicalmente falso en el caso de los Softwares que desde RICSoft se distribuyen.

Docuware es un software de los denominados “user friendly”, que ayudan en el día a día del usuario sin tener que hacer grandes formaciones.

Nos ofrecemos a poder hacer una demostración, claro está, a cualquier empresa que le pudiera interesar, para demostrar lo que decimos.

4 · Tengo personal muy mayor que no quiere cambiar

Ligamos este punto al anterior. Teniendo en cuenta que los Softwares que distribuimos son “user friendly”, cuando algunas de estas personas los ven, y ven todo lo que les puede aportar en su día a día, cambian de opinión.