Como validar facturas y presupuestos a distancia.

POR TBS

¿Vas detrás de tu jefe o responsable para que te valide un presupuesto o una factura, pero no se encuentra en la oficina? Esto puede prolongar o estancar procesos por la demora de respuesta.

Si has afirmado a la pregunta, nosotros te damos la solución para que puedas validar facturas y presupuestos desde la distancia.

Trabajar con documentos físicos puede generar cierta dependencia a la oficina.

En la oficina moderna, las firmas electrónicas ya forman parte de los negocios cotidianos. Esto es bueno porque: las firmas electrónicas (a veces llamadas «firmas digitales») reducen el uso del papel y simplifican el flujo de trabajo de documentos seguros.

El servicio de firma de DocuWare garantiza que sus documentos se firmen a través de un proveedor de servicios de confianza verificado como, por ejemplo, Validated ID o DocuSign.

Al integrarlos en un flujo de trabajo de DocuWare, los documentos se intercambian automáticamente entre DocuWare y el proveedor de servicios de confianza. Se notifica al firmante cuando los documentos están listos para ser firmados.

Beneficios

1. Recopilación de todas las firmas electrónicas de los empleados relevantes para un documento mediante un flujo de trabajo.

2. Selección del nivel de seguridad para la firma; avanzado o cualificado, de acuerdo con sus requisitos establecidos.

3. Almacenamiento centralizado de los certificados pendientes de firma en el proveedor de servicios externo, de manera que se puedan consultar en cualquier momento.

4. El documento firmado se guarda en un archivador a prueba de auditorías.

 

Procedimientos de firma y nivel de seguridad

Con DocuWare puede integrar diferentes proveedores de firmas. Esto le garantiza la seguridad y flexibilidad que su empresa necesita.
Los procedimientos de firma con VIDsigner de Validated ID proporcionan las opciones Remoto, Biométrico y Centralizado.
El servicio DocuSign permite solicitar firmas mediante notificaciones de correo electrónico. Los métodos utilizados para autentificar al firmante incluyen Código de Acceso (similar a una contraseña), un SMS, una llamada telefónica o la Knowledge Based Authentication.

 

Los tres niveles de seguridad

Las firmas difieren en su nivel de seguridad. El nombre en un correo electrónico o un sello de DocuWare son ejemplos de una firma simple. Una firma avanzada debe estar cifrada, con parte de la clave accesible solo para el firmante. En el caso de una firma cualificada, la identidad del firmante también se comprueba con un certificado depositado con un proveedor de servicios de confianza.

Todos los niveles de seguridad. DocuWare gestiona los tres niveles de seguridad para firmas electrónicas:

simple, avanzada y cualificada.

Cualquier caso de uso. La flexibilidad de DocuWare facilita el uso de las firmas  electrónicas en gastos de viaje, contratos y demás.

Nacido en la nube. Al igual que DocuWare Cloud, el servicio DocuWare Signature está alojado en Microsoft Azure. El único requisito técnico es una conexión a internet.

Preparado para la movilidad. DocuWare admite firmas electrónicas a través de un smartphone. Esto es legalmente aceptable a través de la regulación eIDAS (identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza).

Finalmente, trabajar con soluciones Cloud nos permite tener esa cierta libertad y seguridad. Los flujos de trabajo internos de la empresa siempre estarán activos gracias a las ventajas que nos aporta implantar un Gestor Documental.

Si deseas más información o solicitar una demo, contáctanos!