Digitalización de documentos

Un proceso que le ofrecerá todas las ventajas al formato digital: Un acceso más ágil, seguro y eficaz a la documentación, y una reducción del espacio destinado al almacenamiento de esta documentación

¿Qué se puede digitalizar?

Cualquier tipo de documento como facturas, albaranes, pedidos, contratos, expedientes o escrituras.

Gracias a nuestra solución de Digitalización Certificada, homologada por la Agencia Tributaria, es posible conservar los documentos digitalizados, con el mismo valor fiscal y legal que una factura en papel.

TRANSFORMACIÓN DIGITAL

 Mejora de la productividad

 Acceso a la información desde cualquier parte del mundo y por diversos usuarios.

 Optimización del espacio físico.

 Reducción de riesgo por pérdida de documentos.

 Conservación de los documentos.

 Incremento en la productividad de los equipos de trabajo.

 Mayor eficiencia en la consulta de documentos y expedientes.

 Indexación por metadatos (nombres, fechas, códigos, etc.) para facilitar los procesos de búsqueda.

Proceso de digitalización

  1. Recogida de los documentos en cualquier punto donde esté ubicada la empresa
  2. Eliminación de cualquier elemento de unión de los documentos como clips o grapas, extraer de los originales de carpetas, bolsas… y clasificación de forma manual si fuera necesario.
  3. Digitalización y escaneado. El proceso de digitalización convierte el papel en imágenes electrónicas a través de escáneres de alta producción y escáneres planos.
  4. Reconocimiento óptico. Configuración para realizar tratamiento de imágenes, validaciones sobre imagen y reconocimiento semiestructurado de formatos, caracteres, marcas, códigos de barras…
  5. Grabación/verificación. Sistema de grabación inteligente que consigue minimizar las pulsaciones manuales necesarias. Se garantiza además un control de calidad de las imágenes a través de la video grabación.
  6. Validación. Introducción de reglas específicas, validación contra bases de datos, validación contra información de Host…
  7. Exportación de datos e imágenes en formatos estándar (txt, mdb, xml y tiff, pdf…)

Las fases de la digitalización de documentos

Entrada automatizada de documentos

Procesamos automáticamente cualquier documento, incluso en formato de imagen proveniente de un anexo de mail o como resultado de un documento escaneado.

Reconocimiento

Se reconocen todos los datos y se validan de manera inteligente. La plataforma dispone de tecnología OCR/ICR/OMR de alta precisión, así como integración de reconocimiento de códigos de barras

Exportación de datos

Se exporta automáticamente todos los datos reconocidos a archivos de diferentes formatos, o a bases de datos, sistemas de registro y otros puntos de destino acorde con las reglas definidas en la implantación.

Clasificación de documentos

Clasificamos automáticamente gracias a nuestra tecnología que permite diferenciar formas visuales, y subcategorías personalizadas (por ejemplo, facturas del proveedor A, facturas del proveedor B, etc.).

Extracción de datos

Una vez reconocidos y validados, se extraen los datos automáticamente de orígenes múltiples, como documentos de papel o digitales.

Elimine el papel

Supere los tediosos y lentos procesos basados en papel. Recupere el espacio físico utilizado por engorrosos archivadores y elimine los gastos generados por impresión, envío y archivado físico de documentos.

¿listo para transformar los procesos manuales?

Especialistas en gestión documental.