Firma electrónica con Docuware

POR TBS

La confianza es la base de cualquier cooperación o intercambio de bienes e información, ya sea en el ámbito personal o en el comercial oficial. En los contratos u otros acuerdos, el símbolo vinculante de esta confianza es la firma de una persona.

Lo que antes era exclusivo del papel y el bolígrafo se consigue ahora con una firma electrónica, que crea un compromiso vinculante del mismo modo que lo hace la firma manuscrita, con socios comerciales de todo el mundo. Las firmas crean seguridad jurídica para sus documentos, incluso cuando los involucrados se encuentran lejos unos de otros.

Casi todos los sectores industriales se han adaptado a tener personal que colabora desde distintas ubicaciones, incluidos los empleados que trabajan desde casa o estando de viaje.

Las firmas en la nube contribuyen de forma significativa al éxito de su empresa, ya que proporcionan una verificación legal de los documentos al mismo tiempo que garantizan la continuidad y la productividad empresarial.

Mediante la integración de las firmas electrónicas en los flujos de trabajo automatizados, las empresas pueden completar todos los procesos de forma legalmente segura, independientemente del dispositivo utilizado. Esto incluye firmas proporcionadas en ordenadores, tabletas y dispositivos móviles tanto de la empresa como del cliente.

Los datos de la transacción son seguros y están protegidos. Con las firmas modernas, las empresas cumplen con los requisitos de cumplimiento normativo de sus respectivas regiones, tanto en términos de seguridad de la información como de protección de datos.

Firma de documentos en el flujo de trabajo con DocuWare

Con el servicio de firmas DocuWare, puede aplicar una firma electrónica a sus documentos en un flujo de trabajo. Hay dos factores que garantizan la escalabilidad y la preparación de su empresa de cara al futuro:

  • Con la firma de documentos dentro de los flujos de trabajo, se reduce al mínimo el tiempo y esfuerzo necesarios de sus empleados, a la vez que acelera los procesos en su totalidad.

  • Utiliza firmas remotas, también conocidas como firmas en la nube por lo que son independientes de la ubicación de los implicados.

Con las firmas en la nube, el proceso de firma tiene lugar en la nube a través de Internet, independientemente de si se trabaja con DocuWare Cloud o con un sistema local de DocuWare. No es necesario instalar localmente ningún software ni hardware.

El servicio de firmas DocuWare garantiza que sus documentos sean firmados por un proveedor de firmas reconocido y verificado. El servicio le ofrece la máxima rapidez y flexibilidad en el uso de las firmas electrónicas:

  • Integre sin problemas proveedores de firmas externos como Validated ID o DocuSign en sus flujos de trabajo de DocuWare. Los documentos se transmiten automáticamente al proveedor de servicios y el destinatario también recibe automáticamente una notificación cuando un documento está disponible para firmar.

  • Recopilar las firmas de un documento de todos los firmantes pertinentes a tiempo.

  • ¿Avanzada o cualificada? Usted elige el nivel de seguridad de la firma en función de sus necesidades. La principal diferencia es el procedimiento de autenticación. En el caso de una firma avanzada, por ejemplo, basta con una autenticación de dos factores del firmante (como el correo electrónico o el SMS). Para una firma cualificada, se requiere el certificado de un proveedor de servicios de confianza para la autenticación.

  • Los certificados cualificados para una firma electrónica cualificada se almacenan de forma centralizada en un proveedor de servicios externo para que puedan ser utilizados en cualquier momento.

  • Usted almacena el documento junto con la firma en el archivo para la auditoría.

En conclusión, las firmas electrónicas ayudan a los empleados a cumplir con sus responsabilidades de forma inmediata y desde cualquier ubicación. Al fin y al cabo, un proceso no debería paralizarse porque un empleado no puede firmar un documento cuando se encuentra fuera de la oficina por trabajo debido a que no tiene la posibilidad de imprimir el documento.