¿Cómo trabajar fácilmente desde casa mediante DocuWare?

POR TBS

El teletrabajo o empleados que trabajan desde casa es, en la situación actual, el modelo principal de un negocio sostenible. Sin embargo, en muchas ocasiones, las aplicaciones de IT que disponemos no fueron diseñadas para estas circunstancias. 

Como gestor documental, DocuWare ayudará a mejorar el acceso a la información y resolver todos los desafíos empresariales que puedan surgir basados en la información para que puedas seguir trabajando desde casa con normalidad. Esto se consigue mediante tres pasos:

  1. Centralizar documentos para deshacerse de unidades compartidas desorganizadas y de los archivos en papel.
  2. Establecer  flujos de trabajo para asegurarnos de que la información llegue a todas las personas adecuadas en el momento adecuado.
  3. Mantener los estándares de seguridad y cumplimiento que se requieren.

Docuware Cloud

Para ello, DocuWare cuenta con una serie de funciones que ya se encontraban disponibles antes de la peculiar situación que atañe todo el mundo en la actualidad, aunque la reciente necesidad de trabajar desde casa las dote de todavía más utilidad:

  • Archivos centralizados en la nube
  • Flujos de trabajo totalmente adaptables y personalizables
  • Indexación inteligente para recuperar los documentos de una manera ágil
  • Acceso al trabajo desde la oficina, desde casa o desde cualquier otro lugar
  • Soluciones preconfiguradas para cualquier departamento para poder empezar de una manera rápida y fácil
  • Información segura en cualquier punto del proceso
  • Múltiples capas de la redundancia para la continuidad de la empresa
  • Apoyo a las normas de cumplimiento y retención

Casos de uso: ¿a qué lo podemos aplicar?

  • Facturas entrantes: para automatizar la digitalización, el procesamiento y el archivo de todas las facturas entrantes y eliminar los pasos lentos y manuales de las finanzas.
  • Registros de empleados: centralizar de forma segura todos los registros de los empleados y utilizar los flujos de trabajo para la incorporación, revisiones y demás.
  • Archivos de clientes: para almacenar toda la correspondencia, gestionar las versiones de los contratos y configurar los flujos de trabajo para las firmas digitales y tener una visión de 360º del caso de cada cliente.
  • Sala de correo: para digitalizar el correo entrante y facilitar la distribución y recuperación digital.
  • Operaciones de venta: para mantener el material de marketing y los documentos de ventas, como propuestas y presentaciones al alcance de la mano, incluso mientras se está de viaje.
  • Control de los documentos: para archivar los documentos de planificación que resulten críticos, preparar y responder a auditorías y mantener el cumplimiento de la normativa y las normas de privacidad.
  • … Y muchos más.

Docuware

Pero, ¿por qué invertir ahora?

Los tiempos de incertidumbre nos hacen plantearnos cualquier inversión como una operación arriesgada, a pesar de que un sistema como DocuWare puede ayudar a nuestro negocio a mantener la productividad mediante una mejor organización documental que facilita enormemente el teletrabajo.

Por otra parte, según los analistas de Nucleus Research “La gestión de contenidos devuelve 8,55€ por cada euro gastado a los clientes de las PYMES.” Los principales impulsores del valor de estas soluciones son:

  • Un aumento de la productividad de los usuarios.
  • Un ahorro de costes por la redistribución de personal y la evitación de contrataciones adicionales.

Según los consultores de IDC también se advierte que:

  • El 75,9% de los encuestados experimentaron importantes riesgos comerciales y/o incidentes de cumplimiento debido a procesos de documentos perdidos.
  • El 24,9% de los encuestados dijeron que perdieron clientes importantes como consecuencia de fallos en procesos documentales.
  • El 33% de los procesos de negocio basados en documentos son defectuosos según los propietarios de los procesos.